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Workshop Records · Service-Dokumente in Sekunden

Alles ist im Archiv. Ab jetzt auch auffindbar.

Finden Sie Service-Unterlagen nach Kennzeichen, Kunde und Suchbegriff – direkt im Browser. Ihre bestehende Ablage bleibt unverändert, Ihre Kundendaten bleiben im Haus.

Kontakt aufnehmen Oberfläche ansehen

Oberfläche

Ein Browser im Hausnetz. Mehr braucht keiner.

Filter links, Volltextsuche oben, Treffer mit Textausschnitt. Keine Installation am Arbeitsplatz und kein zusätzliches Plugin erforderlich.

01

Tippen, was gesucht wird

Kennzeichen, Name, Auftragsnummer — oder einfach ein Wort aus dem Bericht.

02

Treffer mit der Fundstelle

Der Textausschnitt zeigt, warum der Vorgang passt — noch bevor man ihn öffnet.

03

PDF direkt im Browser

Ein Klick öffnet den Vorgang mit allen Dokumenten und Kopfdaten.

04

Fotos und Videos direkt ansehen

Auch Fotos und Videos zum Vorgang lassen sich direkt im Browser öffnen und anschauen.

Fahrzeugakte

Ein Fahrzeug. Seine Werkstattbesuche im Überblick.

Wer nach einer Fahrgestellnummer sucht, bekommt sonst zwölf Vorgänge und klappt sie einzeln auf. Die Akte dreht das um: ein Fahrzeug, ein Blatt — jeder Werkstattbesuch eine Zeile, und zwar über alle Standorte hinweg, nicht nur über den gerade eingestellten Bereich.

Warum die Fahrgestellnummer

Ein Kennzeichen wechselt: bei Halterwechsel, als Wechsel- oder Saisonkennzeichen, und nach Jahren wird es neu vergeben. Wer es zum Anker macht, hat früher oder später zwei Autos in einer Akte — und weil beide plausibel aussehen, fällt es niemandem auf. Die Fahrgestellnummer ist darum der Anker, das Kennzeichen nur ein Eingang.

Nachbildung · alle Namen, Kennzeichen und Nummern frei erfunden

Dokumentansicht

Den Vorgang öffnen. Die Unterlagen direkt ansehen.

PDFs, Fotos und Videos zum Vorgang im Browser ansehen. So lassen sich vorhandene Unterlagen bei der Nachbearbeitung prüfen, ohne die Ablage zu verändern.

Im Servicealltag

Unterlagen finden. Unabhängig von Ordner- und Dateinamen.

Suchen Sie in den eingebundenen Archivbeständen nach Kennzeichen, Kundenname oder Suchbegriff. Ordner- und Dateinamen müssen Sie dafür nicht kennen: Entscheidend sind die durchsuchbaren Inhalte der Unterlagen. Die Unterlagen werden im Vorgang nach Datum und Fahrgestellnummer dargestellt. Ihre bestehende Ablage bleibt unverändert.

Eine Schadennummer, zwei Wege.

  • VorherIm Datei-Explorer: Suche nach Dateinamen.Die Nummer steht in keinem Dateinamen – keine Treffer, also Ordner für Ordner öffnen.
  • NachherMit mi-tool: Suche im Inhalt.Der passende Vorgang erscheint sofort, die Fundstelle im Schreiben ist markiert.

23 Sekunden, mit Untertiteln. Beispielvorgang aus einem Musterbestand, Schadennummer erfunden. Figur und Stimme sind KI-generiert.

Gesprochener Text

Hallo, ich bin Liv von mi-tool. Die Versicherung ruft an und nennt nur ihre Schadennummer. Im Explorer heißt das: Ordner für Ordner öffnen. Denn die Nummer steht in keinem Dateinamen. Mit mi-tool tippe ich die Nummer einfach ein. Sofort ist der Vorgang da. Ein Klick, und alles ist offen. Alles ist im Archiv. Ab jetzt auch auffindbar.

Grundprinzip

Einmal lesen, danach nur noch nachschlagen.

mi-tool legt ein lokales Inhaltsverzeichnis der Dokumente an – den Index. Die Suche fragt dieses Verzeichnis ab. Die Originale bleiben auf dem Netzlaufwerk und werden von dort geöffnet.

HEUTE Kollege im Datei-Explorer Netzlaufwerk 1.202 Vorgänge öffnet Ordner für Ordner und liest jedes PDF selbst Manuelles Suchen · bei jeder Anfrage neu MIT MI-TOOL Kollege im Browser Index lokale Platte von mi-tool Netzlaufwerk unverändert, nur lesend Kennzeichen holt nur dieses eine PDF Treffer aus dem lokalen Index stündlich: neu hinzugekommene Vorgänge einlesen

Heute: bei jeder Anfrage neu suchen

  1. Kollege im Datei-Explorer
  2. Ordner auf dem Netzlaufwerk öffnen
  3. PDFs einzeln lesen, bis der Vorgang gefunden ist

Mit mi-tool: gezielt nachschlagen

  1. Kennzeichen oder Suchbegriff im Browser eingeben
  2. Lokaler Index liefert passende Treffer
  3. Gewünschtes Original-PDF vom Netzlaufwerk öffnen

Der Index wird stündlich mit neuen und geänderten Vorgängen abgeglichen.

Die Suchanfrage geht an den lokalen Index. Das Netzlaufwerk liefert die Originaldokumente und wird regelmäßig auf Änderungen geprüft.

Einmal erschließen

Beim ersten Einlesen entsteht ein lokaler Suchindex aus den Dokumenttexten und erkannten Kopfdaten. Die Dauer hängt von Bestand, Rechner und Netzlaufwerk ab.

Stündlich abgleichen

Neue und geänderte Vorgänge werden beim nächsten erfolgreichen Abgleich übernommen. Unveränderte Vorgänge werden übersprungen; ein Lauf lässt sich auch von Hand anstoßen.

Scans ergänzen

Die Texterkennung läuft separat im Hintergrund. Bereits eingelesene Texte sind durchsuchbar, während weitere Scans erschlossen werden.

BMW Service

ISPA Next archiviert. mi-tool findet.

Final Reports und ihre Inhalte per Volltextsuche wiederfinden – nach Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kundenname, Versicherungsnummer, Ersatzteilnummern, Arbeitspositionen und vielem mehr.

Anwendungsfall ansehen

Artikel

Die papierlose Werkstatt gibt es jetzt.

Wie ich einen BMW-Servicebetrieb heute ausstatten würde – mit Fleetback, digi.dispo von Syxos, ATBAS und mi-tool, vom Check-in bis zur Akte.

Artikel lesen

Funktionen

Erst finden. Dann sehen, was dazugehört.

Zwei Sichten auf dasselbe Archiv: die Suche über den Bestand und die Fahrzeugakte über ein Auto. Alles Weitere dient diesen beiden — die Vorschau, der Export, die Texterkennung.

Fahrzeugakte

Alles zu einem Auto auf einem Blatt, quer über alle Standorte: je Werkstattbesuch eine Zeile mit Datum, km-Stand, Durchlauf und der Zahl der Dateien. Anker ist die Fahrgestellnummer — sieben Stellen genügen, sie stehen auf jedem Auftrag.

Es wird nichts erfasst — die Akte ist eine andere Abfrage

Volltext über alles

Suchen Sie zum Beispiel nach einer Versicherungsnummer oder Vorgangsnummer, die im durchsuchbaren Text der Unterlagen steht. Kennungen mit Binde- und Unterstrichen können Sie direkt eingeben. Anführungszeichen suchen eine exakte Wortfolge.

Suchfelder aus dem Formularkopf

Die verfügbaren Suchfelder hängen vom jeweiligen Formular ab – zum Beispiel Kennzeichen, Kunde, Auftragsnummer oder Fahrgestellnummer. Weitere Felder können je nach Formular und Einrichtung ergänzt werden. Felder ohne Werte im Bestand blendet die Maske aus.

Vorschau und Vollansicht

Bleibt der Zeiger auf einem Treffer stehen, erscheint die erste Seite als Bild. Ein Klick öffnet den Vorgang mit allen Kopfdaten, allen Dokumenten und dem PDF direkt im Browser — der Sprung geht auf die Fundstelle, Esc führt zur Trefferliste zurück.

Export als Paket

Wählen Sie die gewünschten Treffer aus – die Auswahl bleibt auch beim Seitenwechsel erhalten. Die Original-PDFs werden als ZIP-Paket mit verständlich benannten Ordnern exportiert.

Texterkennung für Scans

Eingescannte Dokumente werden nach der lokalen Texterkennung im Volltext auffindbar. Die Erkennung läuft separat; ihre Dauer hängt von Umfang und Qualität der Scans ab.

Suchfelder aus dem Formularkopf werden aus Scans nicht übernommen

Größenordnung

Messwerte aus einem Beispielbestand.

Alle Werte stammen aus einem Messlauf vom 10.09.2026 über denselben Beispielbestand: 1.202 Vorgänge, 7.381 Dateien, 1,6 GB, auf lokaler SSD.

Vorgang gemessen Einordnung
Erstindexierung inkl. Volltext 17,7 s ohne separate Texterkennung; größere Bestände und Netzlaufwerke benötigen mehr Zeit
Suche — reine Abfrage 0,3–28 ms gemessen im Beispielbestand; abhängig von Suchanfrage und Bestand
Suche — ganze Antwort über HTTP 4–35 ms HTTP-Antwort im Messlauf; die Darstellung im Browser kann zusätzliche Zeit benötigen
Vorschaubild erzeugen / erneut abrufen 38–146 ms / 9–15 ms rund 52 KB je Dokument, entsteht erst bei Bedarf
Texterkennung 3,1 Dok./s rund hundertmal teurer als reine Textextraktion — läuft darum getrennt
Indexgröße 120 MB lokaler Suchindex des Beispielbestands, einschließlich erkanntem Text
Arbeitsspeicher des Servers 49 MB ein sparsamer Dienst, kein Datenbankserver

Unveränderter Abgleich: 0,1 s im selben Messlauf. Von 5.664 Dateien mit lesbarem Text wurden 1.045 durch Texterkennung erschlossen.

Für Ihren Bestand

Diese Messwerte sind keine Zusage für jedes Archiv. Hardware, Netzlaufwerk, Suchanfrage und Dokumente beeinflussen die Laufzeiten. Angaben zu einer größeren Anlage und zur empfohlenen Ausstattung stehen im IT-Anforderungsblatt.

Datenschutz & Betrieb

Ihre Kundendaten bleiben im Haus.

Die Suche und die Texterkennung laufen lokal. Für Archivinhalte wird kein Cloud-Dienst und kein Sprachmodell genutzt.

mi-tool im Hausnetz: Die mi-tool-VM liest die Archivfreigabe nur lesend und beantwortet Suchen per HTTPS im Browser am Arbeitsplatz. Keine Portfreigabe nach außen, Fernwartung nur über Ihr VPN. Nach außen gehen nur freigegebene Updates und optional eine Statusmeldung, keine Archivinhalte.InternetIHR HAUSNETZnur freigegebene Updates,optional eine Statusmeldung —keine ArchivinhalteArchivfreigabeSMB, nur lesendOriginale bleibenunverändertmi-tool-VMSuchindex im Hausliest, indexiert,beantwortet SuchenArbeitsplatzBrowser genügtEdge, Chrome,FirefoxliestHTTPSKeine Portfreigabe nach außen.Fernwartung nur über Ihr VPN. mi-tool im Hausnetz: Die mi-tool-VM liest die Archivfreigabe nur lesend und beantwortet Suchen per HTTPS im Browser am Arbeitsplatz. Keine Portfreigabe nach außen, Fernwartung nur über Ihr VPN. Nach außen gehen nur freigegebene Updates und optional eine Statusmeldung, keine Archivinhalte.IHR HAUSNETZArchivfreigabeSMB, nur lesendOriginale bleibenunverändertliestmi-tool-VMSuchindex im Hausliest, indexiert,beantwortet SuchenHTTPSArbeitsplatzBrowser genügtEdge, Chrome,FirefoxKeine Portfreigabe nach außen.Fernwartung nur über Ihr VPN.Nach außen nur freigegebene Updatesund optional eine Statusmeldung —keine Archivinhalte.
So läuft mi-tool: im Hausnetz, auf dem Archiv nur lesend. Die Einzelheiten stehen in den Systemanforderungen.

Lokale Verarbeitung

Dokumente und Kundendaten werden nicht an einen Cloud-Dienst übertragen. Nach außen gehen Betriebsstatus und das Abrufen freigegebener Softwareupdates. Zugriff von außerhalb ist nur über das VPN des Hauses vorgesehen.

Zugriff nach Berechtigung

Die Anmeldung schützt den Zugriff. Konten und Rollen legen fest, wer verwaltet und welche Archivbereiche jemand sehen darf. Getrennte Bestände können als eigene Instanzen betrieben werden.

Originale bleiben unverändert

Die Archivfreigabe wird nur lesend eingebunden. Ins Originalarchiv wird nie geschrieben – ohne Ausnahme. Originaldateien und Ordnerstruktur bleiben unverändert. mi-tool ergänzt die Suche und ersetzt kein Dokumentenmanagement-System.

Eigene Ausgaben: ein eigenes Verzeichnis außerhalb des Archivs

Alles, was mi-tool selbst erzeugt, landet in einem beschreibbaren Ausgabeverzeichnis außerhalb des Archivs, das dessen Struktur spiegelt. Für die reine Archivsuche wird es nicht benötigt; für ausgefüllte Formulare und für das Ablegen eigener Dateien ist es die Voraussetzung. Ist es nicht eingerichtet, finden diese Funktionen nicht statt – sie weichen nicht auf einen anderen Ort aus. Das Originalarchiv bleibt in jedem Fall schreibgeschützt.

Was dazugehört: Dateien im Ausgabeverzeichnis stehen nicht in der Volltextsuche, solange das Verzeichnis nicht zusätzlich als durchsuchbare Quelle eingetragen ist. Am zugehörigen Vorgang werden sie trotzdem angezeigt.

Hinweis zu den Berechtigungen: Das Ablegen eigener Dateien lässt sich derzeit nur für die gesamte Anlage einschalten, nicht je Rolle. Wenn es aktiviert ist, können alle angemeldeten Nutzer Dateien im getrennten Ausgabeverzeichnis ablegen.

Details zu Zugriffsschutz und Betrieb · Datensicherung

Einrichtung & Betreuung

Im Haus eingerichtet. Im Browser genutzt.

Benötigt werden ein geeigneter Rechner oder eine VM, lesender Zugriff auf die Archivfreigabe und ein Browser an den Arbeitsplätzen. Empfohlen ist eine Linux-VM; Windows Server oder ein Mac mini sind auf Anfrage möglich.

Passend zu Ihrer Ablage

Bei der Einrichtung wird ein Ablageprofil auf die Ordner und Dokumentarten des Hauses abgestimmt. Ihre IT stellt Maschine, Netz und Zugänge bereit. Wir übernehmen Installation, Einrichtung und Einweisung sowie die Betreuung der Software.

Für Ihre IT vorbereitet

Das Anforderungsblatt beschreibt Ausstattung, Zugänge, Datensicherung und Zuständigkeiten – mit einer Checkliste für die Einrichtung.

IT-Anforderungsblatt öffnen

Preise für Geschäftskunden

Einmal einrichten. Pro Standort nutzen.

800 € einmalig pro Installation

Für die Einrichtung einer mi-tool-Installation auf einem Rechner oder einer VM.

80 € pro Monat und Standort

Jährliche Abrechnung im Voraus: 960 € pro Standort für 12 Monate.

Alle Preise zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Vertragslaufzeit 12 Monate. Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils weitere 12 Monate, sofern nicht mit einer Frist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit gekündigt wird.

Kontakt aufnehmen

Häufige Fragen

Was im Gespräch immer wieder aufkommt.

Wie erhalten wir ein Angebot?

Einrichtung einmalig 800 € pro Installation. Nutzung 80 € pro Standort und Monat, jährlich im Voraus berechnet mit 960 € pro Standort. Alle Preise zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer. Vertragslaufzeit 12 Monate; automatische Verlängerung um jeweils 12 Monate, sofern nicht mit einer Frist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit gekündigt wird. Kontakt aufnehmen.

Ändert sich etwas an unserer Ablage?

Nein. mi-tool liest das Netzlaufwerk so, wie es ist — kein Umsortieren, kein Umbenennen, keine neue Ordnerstruktur. Es braucht lesenden Zugriff auf die Archiv-Freigabe, mehr nicht. Ins Archiv geschrieben wird nie: Was mi-tool selbst erzeugt, liegt in einem eigenen Ausgabeverzeichnis außerhalb des Archivs.

Was passiert, wenn der Server ausfällt?

Dann ist die Suche weg, das Archiv nicht: Alle Originale liegen unverändert auf dem Netzlaufwerk und sind wie bisher über den Explorer erreichbar. Der Suchindex lässt sich neu aufbauen. Gesichert werden müssen Konfiguration, Konten, Einstellungen, Betriebsdaten und Anhänge. Die bestehende Sicherung des Originalarchivs bleibt ebenfalls erforderlich. Details zur Datensicherung.

Wie aktuell sind die Treffer?

Der Abgleich startet stündlich. Neue und geänderte Vorgänge sind nach dem nächsten erfolgreichen Lauf auffindbar; ein Lauf lässt sich auch von Hand anstoßen. Die Texterkennung von Scans läuft separat und kann länger dauern.

Findet die Suche auch eingescannte Blätter?

Ja, nachdem die Texterkennung darüber gelaufen ist — im Beispielbestand betraf das 1.045 Dateien. Sie läuft bewusst nicht bei jedem Abgleich mit, weil sie deutlich mehr Rechenzeit als das Lesen einer Textschicht benötigt. Die Suchfelder aus dem Formularkopf werden aus Scans nicht gelesen; dafür ist die Spaltentreue nach der Erkennung zu unsicher.

Brauchen wir dafür eine KI?

Nein. Volltextsuche, Dokumentarten, Fahrzeugakte und Texterkennung hängen nicht daran — es ist eine Volltextsuche, kein Sprachmodell. Gefunden werden passende Inhalte aus den bereits eingelesenen oder durch Texterkennung erschlossenen Dokumenttexten.

Was ist mit alten Dateiformaten?

docx, xlsx und pptx werden sauber gelesen. Aus den alten Binärformaten doc, xls und ppt fischt das Werkzeug nur lesbare Textstücke — für doc reicht das meist zum Wiederfinden, bei xls kommen überwiegend Formatdefinitionen. Das ist eine bewusste Notlösung.

Kann ein weiterer Service-Standort eingebunden werden?

Getrennte Bestände gehören in getrennte Instanzen: eigene Konfiguration, eigener Index, eigener Port, eigener Dienst — dieselbe Programmkopie. Ein Standort mit anderer Ablage bekommt zusätzlich ein eigenes Ablageprofil. Die Einrichtung wird auf die jeweiligen Bestände abgestimmt.

Alle häufigen Fragen zur Archivsuche

mi-tool und DLIVR

Zwei Angebote. Ein Ansprechpartner.

Sauber erfassen, später gezielt wiederfinden: Im Serviceablauf sind das zwei Aufgaben. Strukturierte PDF-Formulare helfen beim Ausfüllen, mi-tool erschließt die Unterlagen im Archiv. Beide Angebote ergänzen sich, werden aber getrennt vereinbart – daraus folgt keine automatische Schnittstelle zwischen den Systemen.

Archivsuche · diese Seite

Serviceunterlagen finden.

Nach Kennzeichen, Kunde oder Text – direkt im Browser. Die Ablage bleibt unverändert, die Kundendaten bleiben im Haus.

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PDF-Formulare · bei DLIVR

Sauber erfassen.

Formulare, die beim Ausfüllen helfen. Je nach Einrichtung: Angaben aus einem Textbaustein übernehmen, eindeutige Prüfbefunde, fehlende Angaben sichtbar machen.

Formularbeispiel auf dlivr.eu

Anfrage

Passt mi-tool zu Ihrem Servicestandort?

Wir beantworten Ihre Fragen zu Funktionen, Einsatzmöglichkeiten und technischer Einbindung. Für die erste Kontaktaufnahme genügt eine kurze Beschreibung Ihres Anliegens. Archivdateien oder Kundendaten benötigen wir dafür nicht.

E-Mail support@mi-tool.tech Öffnet Ihr eigenes Mailprogramm mit gesetztem Betreff
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Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet. Bitte keine Kundendaten oder Archivinhalte eintragen.

Technische Angaben – falls bekannt

Zur Vorbereitung: System- und Installationsanforderungen.

Ihre Angaben verwenden wir zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Weitere Informationen finden Sie im Datenschutz.

Formular wird vorbereitet …

Eine kurze Nachricht genügt. Technische Angaben können Sie freiwillig ergänzen.

Sie setzen mi-tool schon ein? Störungen und Wünsche bitte über das Support-Formular.

Ihre Anfrage erreicht uns über das Formular oder per E-Mail. Leistungsumfang und Angebot klären wir passend zu Ihrer Anlage.